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一、工程檔案材料歸檔義務劃分1、工程準備材料(包括開發(fā)報建、招招標材料等)，由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔。
2、工程監(jiān)理材料主要由監(jiān)理單位擔任編制并歸檔。
工程監(jiān)理材料由具有工程監(jiān)理職責工程部構(gòu)成的，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程材料在三天內(nèi)，其它監(jiān)理材料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部材料。
已拜托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理材料，由拜托監(jiān)理單位構(gòu)成、編制、保管，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部材料室，工程部材料員對監(jiān)理材料的構(gòu)成停止監(jiān)視和檢查。 
3、工程施工材料，主要由工程部監(jiān)視控制，施工單位停止詳細編制、搜集、整理，并在每項分部工程完成后，一個月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部材料室。

4、工程完工驗收材料，由工程部組織，施工單位停止驗收材料編制、搜集并按規(guī)則移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報送城建檔案館。

5、工程結(jié)算材料，主要由施工單位及承包單位依照集團公司工程結(jié)算目錄停止搜集整理，經(jīng)工程部審核，報工程主管指導審批，加蓋工程部公章，提交給預決算部，由預決算部門在結(jié)算終了后定期向監(jiān)察室歸檔。
二、工程部材料員日常保管的材料
1、監(jiān)理規(guī)劃、細則及旁站計劃：工程開工后，經(jīng)工程部擔任人審核，報公司主管指導審批，加蓋監(jiān)理公司公章，10天內(nèi)交工程部材料室存檔。
2、工程開工報告及開工令：在工程開工3日內(nèi)，由監(jiān)理工程師向工程部材料室歸檔。
3、分包單位資質(zhì)報驗：分包單位進場10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復印件加蓋義務單位公章后，提交工程部材料室存檔。分包單位主要包括建立單位、監(jiān)理單位、（主體）施工單位、設計單位、勘察單位、資料檢測單位、樁根底施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。
4、監(jiān)理日志：準繩上請求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應于當天上交工程部材料室或監(jiān)理公司材料員歸檔。
5、監(jiān)理月報、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報表報工程部（或監(jiān)理單位項目）擔任人審批后蓋章，向工程部（或監(jiān)理單位）材料員移交存檔，材料員需檢查監(jiān)理月報能否標準及契合請求。工程竣工后，由項目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié)，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報工程主管（或監(jiān)理單位）指導審批后蓋章，10天內(nèi)向工程部（或監(jiān)理單位）材料員移交存檔。
6、監(jiān)理工作聯(lián)絡單及回復：施工單位來文，由工程部材料員統(tǒng)一接納，監(jiān)理工程師檢查后，由監(jiān)理工程師或工程部材料員將回復下發(fā)給相關單位。同時工程部材料員將每份的聯(lián)絡單及相關回復要兼并一同存檔。